Contrato de operador de dados

1. As partes e os papéis

Este contrato vale entre o escritório de contabilidade que usa o Malotinho (o escritório) e o Malotinho, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13.709/2018).

O escritório é o controlador dos dados pessoais dos seus clientes e dos contatos deles. O Malotinho é o operador: trata esses dados só para prestar o serviço contratado.

2. Tratamento segundo as instruções do escritório

O Malotinho trata os dados só segundo as instruções do escritório, que são as configurações e as ações feitas no sistema: os clientes cadastrados, os documentos pedidos, a régua de cobrança, as obrigações, as guias e os honorários.

Os dados não são usados para outra finalidade, não são vendidos e não treinam modelos de inteligência artificial.

3. Confidencialidade

Só as pessoas da equipe do Malotinho que precisam do acesso para manter o serviço acessam os dados, e todas têm dever de sigilo.

O acesso de suporte à conta do escritório só acontece com o consentimento do dono, dado na tela Equipe. Ele vale por 24 horas, é só de leitura, e cada página aberta entra na auditoria do escritório.

4. Suboperadores e transferência internacional

O Malotinho usa os suboperadores listados neste contrato, cada um só para o fim indicado e com obrigações de proteção de dados equivalentes às deste contrato.

Os servidores e o banco de dados ficam na União Europeia, cujo nível de proteção é adequado. A transferência para os suboperadores nos Estados Unidos segue as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD.

Um suboperador novo só entra com uma versão nova deste contrato, avisada ao dono no sistema.

5. Segurança

Os dados trafegam com criptografia e ficam isolados por escritório no banco de dados: um escritório nunca vê os dados de outro.

Os arquivos só abrem para a equipe do escritório ou pelo portal do cliente. A verificação em duas etapas é obrigatória para o dono.

6. Incidente de segurança

Num incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante aos titulares, o Malotinho avisa o dono do escritório por e-mail em até 24 horas da descoberta, com o que aconteceu, os dados afetados e as medidas tomadas, para que o escritório possa comunicar a ANPD e os titulares no prazo legal.

7. Direitos dos titulares

Quando um titular pede a exportação ou a exclusão dos seus dados, o escritório registra o pedido na aba Pedidos de titulares. O sistema localiza os dados da pessoa, gera o ZIP da exportação e faz a exclusão em até 15 dias.

Documentos fiscais dentro do prazo de guarda ficam bloqueados por obrigação legal, e o motivo vai para o registro do atendimento.

8. Guarda e eliminação

Os arquivos recebidos ficam guardados pelo prazo escolhido pelo escritório em Configurações (5, 6 ou 10 anos, com padrão de 5 anos), contado do fim da competência. Depois do prazo, os arquivos são apagados e fica só o registro de que existiram.

Com o fim do contrato, os dados do escritório são eliminados 90 dias depois, com um aviso ao dono 7 dias antes. A auditoria e os aceites deste contrato ficam guardados, por segurança e para comprovar o cumprimento da lei.

9. Auditoria

O sistema registra os logins, a abertura e o download de arquivos, as mudanças de status, os envios, as exportações e os acessos de suporte. O registro é imutável: ninguém altera nem apaga, nem o próprio sistema. O dono pesquisa e exporta a auditoria na aba Auditoria.

10. Versões

Cada versão deste contrato fica guardada no sistema com a data e quem aceitou. Quando sai uma versão nova, o dono vê um aviso e aceita de novo na aba Contrato de operador.